为进一步加强档案的规范化管理，充分发挥档案的文献价值，特制定本规定。

一、学院教职工因工作需要，凭有效证件（如身份证、工作证）在档案室登记后，可借阅本部门职能范围内与工作有关的一般档案材料；如借阅跨部门的材料，需填写《档案室材料借阅审批单》（见附件），并经党政办公室主任批准，方可查阅。

二、查阅档案材料应在档案室进行。保密档案不得摘抄、复制和外借。如需摘录、复制一般性档案须经档案室工作人员同意并审核摘抄或复制材料数量，摘录、复制件加盖档案室公章方有效。档案使用者未经批准不得将档案材料带离档案室。

三、档案材料一般不外借。确因特殊需要借出一般性档案材料时，须填写《档案室材料借阅审批单》，并按规定要求进行登记。

四、档案材料一经借出，档案材料借用者必须妥善保管，对档案的保密、安全、原样和完整性负责，不得转借、涂改、圈划、增删、勾画、抽页、剪裁、拆散等，更不允许丢失，并在规定时间内归还。如有违反,按《中华人民共和国档案法》有关规定处理。档案归还时需由档案室工作人员当面清点、检查，确认无误后方可注销借用登记。

五、学院的机密档案，一般不提供原件和复印件。如有特殊需要，必须使用原件或复印件，除填写《档案室材料借阅审批单》外，必须经分管院长同意。