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正德职业技术学院毕业生档案管理办法

作者: 时间:2023-09-18 点击:

正德职业技术学院毕业生档案管理办法

 

为进一步加强毕业生档案管理,实现档案管理的制度化、规范化、科学化,提高档案管理水平,维护档案的真实性、严肃性,完善学院毕业生档案管理服务体系,有效地建立、保护和利用档案,充分发挥档案在毕业就业管理中的作用,保障学生正当权益。结合院实际,制订本办法。

毕业生档案材料内容

1.大学之前的档案、学生登记表毕业生登记表、体检表、军训小结、大学生社会实践考核登记表、党团材料、奖惩材料、学生思想道德评定表(2 份)、毕业实践任务书、毕业实践报告评语、成绩单档案转递单、休学证明材料

大学之前的档案材料有几种情况:(1)普高生都由学生在报到时交由辅导员;(2)预科生的入学前的材料在学生取得学籍后通知学生去以前就读的学校将档案拿回交由辅导员进入该生档案。辅导员应当在每学年结束时整理学生档案,确保每阶段学生档案的完整性。

2.档案袋封面用黑色水笔按要求准确完整填写学生的信息及袋内的材料信息(档案袋封面上的清单名录必须与档案袋里的材料对应,并按要求标明份数和页数)。

二、毕业生档案的转递

1. 3-5月相关毕业班辅导员开始整理核对毕业生档案,以便有充足的时间督促缺失档案材料的毕业生做好补办事宜。

2. 6月,就业协议审核通过的学生,由辅导员打印档案转寄条码统一粘贴于档案袋封面档案号处,并将档案转递单放至学生档案袋,同时按学号顺序排放,就业办统一格式的档案交接单上签字,就业办进行下一步的档案转递工作。

3.毕业生档案转递工作持续至本年度12月月底按上一条的办理手续进行档案转递工作。

4.次年1月各辅导员将本届毕业生中有特殊原因学生档案缺失或档案材料不全等情况导致无法转递的,请相关辅导员写情况说明一式两份,一份系部留存,一份交送就业办备案保存无法转递的档案由各系统一保存管理

5.如有辅导员离职调岗,请各系务必做好学生档案的移交工作,并留有交接手续。

 

未尽事宜,由学生处就业办负责解释。

 

                                                    学生处

                                                 2023年7月17日