第一条 教学科研档案是教学科研实践中形成的具有保存价值的重要文献资料，客观反映了学院的教学科研历史，是衡量和评估教学科研工作的原始依据。加强教学科研档案管理，完整而系统地收集整理并逐年积累教学科研档案，为学院以及上级领导机关及时准确提供教学科研资料和数据，是教学科研管理工作的重要内容。为建立并完善教学科研档案，加强档案的科学管理，根据《正德职业技术学院档案管理办法》（2010年3月26日院办字[2010]3号），特制定本规定。
第二条 教学科研文件归档一级类目分类及归档范围
根据国家档案局1995年6月12日批准的《高等学校档案实体分类法》，原国家教育委员会、国家档案局《高等学校教学文件材料归档范围》（1987年4月23日〔87〕教办字016号），国家科学技术委员会、国家档案局《科学技术研究档案管理暂行规定》（1987年3月20日国档发〔1987〕6号）等有关文件精神，将文件归档分为7个一级类目：
1．教学（JX）
主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料：
（1）上级教育主管机关下达的关于教学科研方面的指令性、指导性文件；
（2）综合性教学文件材料：学院制定的教学科研制度、办法、规定，教学工作各种统计表；
（3）学籍管理材料：新生登记表，学生学籍卡片、成绩卡，在校学生名册，学生学籍变更（升级、留级、休学、转学、复学、退学）材料；
（4）教学计划和方案，教学大纲，教学改革方案和总结；
（5）教材方面的材料：自编、主编教材正本，各系（部）、各专业教材使用目录；
（6）教学实习、生产实习方面的材料：教学实习、生产实习计划、大纲、总结、实习指导书、实习讲义、实习结果鉴定，有代表性的实习报告等；
（7）课堂教学材料：课程安排表，课程进度表，教师任课安排，典型讲义、教案，各系（部）、各专业的课程试题；
（8）优秀的、典型的毕业论文、毕业设计及评审意见；
（9）师资培训计划、考核和总结，出国进修等文件；
（10）系（部）、教研组教学总结，教师教学经验总结，教师教学质量奖励材料，教学情况调查表，学生网络评教材料；
（11）教师工作量规定及执行情况；
（12）各类培训班形成的文件和材料；
（13）教学方面的各级各类立项课题；
（14）其他可以归入的资料。
2．科学研究（KY）
主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文件材料：
（1）科研准备阶段：科研课题审批文件、任务书、委托书，开题报告，调研报告，方案论证和协议书、合同等文件；
（2）研究实验阶段：各种载体的重要原始记录，实验报告，计算材料，专利申请的有关文件材料，设计文件、图纸，关键工艺文件，重要的来往技术文件等；
（3）总结鉴定验收阶段：工作总结，科研报告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况、决算材料等；
（4）成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料，推广应用的经济效益和社会效益证明材料等；
（5）推广应用阶段：推广应用方案、总结，扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同，用户反馈意见等；
（6）科研方面的各级各类立项课题；
（7）其他可以归入的资料。
3．产品生产与科技开发（CP）
主要包括产品生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料。
4．仪器设备（SB）
主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
5．出版（CB）
主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。
6．声像（SX）
主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。
当前声像载体档案归档的内容基本不超出上述一级类目的范围，但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，拟作特殊处理：按载体类型分别单独编号（SX），同时注明与相应载体档案的参照号。
7．外事（WS）
主要包括派遣有关教学科研人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
第三条 教学科研档案按照《正德职业技术学院档案管理办法》归档要求整理和立卷，编制页号或者件号，制作卷内目录。
第四条 归档时间
1．教学类档案按学年度归档，归档时间为次学年寒假前。
2．科研类档案在项目完成后两个月内归档。
第五条 档案的接收与管理
1．档案要实现计算机规范化管理。
2．建立简便统计制度，做好教学档案的数量、状况、利用等各项统计工作。
3．对电子文档，应同时归档保存纸质档案材料和电子档案材料。
4．教务处和各教学单位的教学科研档案要按规定向学院综合档案室移交。
5．各教学单位在向学院综合档案室移交教学科研档案的同时，应向教务处移交档案副本（签章的正式请示、报告、批复等移交复印件，其他移交电子文档）。
第六条 教学科研档案的利用按照《正德职业技术学院档案管理办法》执行。
第七条 本规定自公布之日起执行，以往与本规定精神不符的有关规定即行废止。
第八条 本规定由教务处负责解释。